Payer les factures à temps: une nécessité

La mission principale de la division engagements et liquidations du Service d’Encadrement Budget et Contrôle de Gestion, est de payer les factures à temps aux entreprises prestataires pour le SPF Finances. Un indicateur permet de réaliser un suivi mensuel des factures payées.

Le paiement des factures est un processus complexe. Non seulement parce qu’il implique beaucoup d’intervenants, mais aussi parce les exigences sont nombreuses. Budget et Contrôle de Gestion intervient à la fin du processus de dépenses. Pour cela, chaque année, des budgets sont demandés au SPF Budget et Contrôle de la Gestion pour payer les factures.

Les factures recouvrent plusieurs types de dépenses. Ce sont les dépenses récurrentes, comme les factures de gaz ou d’électricité, et non-récurrentes comme l’achat d’ordinateurs supplémentaires. C’est en réalité le rôle des gestionnaires de crédits dans chaque entité de passer commande en suivant les règles sur les marchés publics et de vérifier la qualité de la prestation ou de la livraison.

Pour les liquidateurs de Budget et Contrôle de Gestion, le travail consiste principalement à vérifier que les budgets sont disponibles et à réaliser les contrôles de ces factures tels que le stipulent la Loi sur la Comptabilité de l’Etat du 22 mai 2003.

Notons que la division engagements et liquidations effectue aussi un grand nombre de paiements vers des institutions de la Sécurité Sociale et d’autres instances publiques telles que les régions, ainsi que des dotations.

Karoline Bassez

Responsable de la division engagements et liquidations - services de ligne

Nous restons un partenaire économique.

Aujourd’hui la grande majorité des factures sont centralisées chez Budget et Contrôle de Gestion. Quels sont les apports de ce changement?

K.B.: Nous sommes arrivés en 2011 avec le système comptable Fedcom à une centralisation des factures, qui étaient auparavant effectuées dans les directions régionales. Ce changement présente plusieurs avantages dont celui de professionnaliser le rôle du liquidateur. La facture est enregistrée au moment où elle arrive et aussi, les factures d’énergie, de gaz et d’électricité sont regroupées. Il y a une adresse centrale unique et donc moins de perte de factures.

Comment le travail est-il organisé pour payer les factures à temps?

K.B.: Nous voulons diminuer le nombre de factures, mais aussi mieux les gérer. Quand nous recevons la facture, le rôle du liquidateur est déjà de vérifier si elle a été faite conformément aux dispositions contractuelles (par exemple: marché public). Nous prenons contact avec les services d’achats pour savoir si les prestations ont bien été réalisées, nous vérifions si le budget est prévu et s’il y a un bon de commande. Il nous manque encore actuellement un outil pour mieux gérer le flux des factures au sein du SPF Finances. Le projet E-scanning lancé en 2012 permettra en 2013 d’envoyer des rappels, de façon automatique, aux gestionnaires de dossiers pour approbation de paiement, directement à partir du système Fedcom d’une façon intégrée.

Quels sont les causes principales du retard dans le paiement des factures?

K.B.: Cela peut être par exemple des problèmes avec le contrat. Dans ce cas, nous ne payons pas immédiatement. Il arrive aussi que les entreprises n’envoient pas les factures à la bonne adresse ou que les services locaux ne confirment pas à temps les prestations. Pour certaines périodes, il arrive aussi qu’il manque du budget.

Y a-t-il pour le paiement des factures une spécificité du SPF Finances due à son rôle de perception de l’impôt?

K.B.: Oui, tout à fait. En tant que service de liquidation, nous avons aussi des responsabilités vis-à-vis de l’Administration Générale de la Fiscalité et l’ONSS. Ainsi, nos services doivent vérifier que les entreprises n’ont pas de dettes fiscales et sociales. En vertu de la réglementation, nous pouvons réduire la facture de 15 à 35% et verser immédiatement le montant vers les collègues de la Fiscalité et de l’ONSS sur un compte prévu à cet effet. Nous restons néanmoins un partenaire économique. Les factures doivent être payées à temps. Pour que les entreprises soient incitées à remplir leurs obligations envers le SPF Finances, nous devons aussi remplir les nôtres vis-à-vis d’elles. C’est la responsabilité de chaque collaborateur qui intervient dans le processus de paiement de factures.

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