Rapport annuel
Depuis des années, les douaniers sont envoyés sur le terrain avec des «gilets pare-balles collectifs», qui étaient portés par plusieurs collaborateurs. Ceux-ci échangeaient les vestes en fonction des besoins qu’impliquaient les contrôles sur la route. Suite à plusieurs incidents au cours desquels des douaniers ont été blessés par balles, frappés ou attaqués, il a été décidé de réagir. L’Administration Générale des Douanes et Accises a introduit un dossier afin que chaque douanier qui entre en contact avec des armes à feu ou qui effectue un contrôle routier, dispose d’un gilet pare-balles personnel.
Depuis le dernier trimestre 2012, 187 membres du service des recherches et 334 membres des diverses brigades et du rummageteam sont propriétaires d’un gilet pare-balles confectionné sur mesure. Les Douanes et Accises ont acheté ceux-ci en collaboration avec la Police fédérale. Ceci a permis de réduire les coûts pour les deux administrations et de bénéficier de l’expérience de la Police fédérale.
Le port de leur gilet pare-balles est désormais obligatoire pour les douaniers dans l’exercice de leur fonction. De cette façon, les Douanes et Accises espèrent mieux protéger ses douaniers contre le nombre croissant d'incidents concernant les douaniers dans les zones frontalières ainsi qu’à l'intérieur du pays.
En Bref
Rummageteam: Equipe spécialisée dans la fouille des navires commerciaux (aussi dans les lieux difficiles d’accès ou inaccessibles).
La cellule conceptuelle recrutements du Service d’Encadrement Personnel et Organisation a lancé, dans le courant du dernier trimestre 2012, en collaboration avec les Douanes et Accises, des séances d’information et «d’apprentissage sur le terrain» dans un certain nombre d’écoles qui proposent une septième année «sécurité».
Le but de ces séances d’information et d’apprentissage sur le terrain était de présenter les Douanes et Accises comme employeur potentiel aux élèves de cette option. Ils peuvent en effet être affectés comme niveau C au SPF Finances s’ils réussissent un examen de recrutement via le Selor. Les séances d’information donnaient un aperçu de la procédure de sélection de Selor, ainsi que des activités et compétences des Douanes et Accises. Les élèves intéressés ont eu l’occasion de suivre les activités quotidiennes d’un douanier sur le terrain.
Au total, sept écoles différentes ont participé à cette formule. Il est ressorti des évaluations ultérieures que ce concept offrait de très bons résultats. Des dates ont donc déjà été fixées pour reprendre cette collaboration en 2013.
Avec le programme de leadership FINGrow, le SPF Finances vise à créer une culture du leadership partagée. Celle-ci est cruciale pour guider la modernisation.
Le SPF Finances est sujet à une modernisation majeure et souhaite, après encore, continuer à se moderniser. Pour cela, le SPF Finances compte davantage s’orienter client et fournir un service fiable et efficace aux citoyens et aux entreprises.
Les dirigeants doivent prendre les devants. Il est donc important que les cadres du top et du middlemanagement aillent dans le même sens.
Voilà pourquoi le SPF Finances organise FINGrow, un programme de formation de cinq jours qui les prépare à leur rôle en tant que leader, coach et moteur du changement.
En 2011, le trajet a commencé avec les membres du Comité de Direction. Ensuite, ce fut au tour d’un groupe-pilote de 120 collaborateurs francophones et néerlandophones. En 2012, 726 dirigeants ont suivi la formation.
En 2013, les 617 derniers dirigeants seront invités. A côté de cela, le SPF Finances proposera en 2013 et 2014 des workshops volontaires pour les participants. La première session sera consacrée au «management des générations» ou «comment gérer une équipe multi-générationnelle?».
Le SPF Finances compte beaucoup d'experts dans tous les domaines techniques, mais souhaite également s’appuyer sur des managers qui excellent dans le people management. Par conséquent, le SPF organise désormais chaque année les «Potential Leaders», un programme de formation en management de deux ans pour quelques dizaines de collaborateurs talentueux.
En 2012, le groupe cible se composait des 2.633 collaborateurs de niveau A1 avec au moins trois ans d'expérience ou de niveau A21. Parmi les 106 candidats qui ont commencé la procédure de sélection en 2012, 27 ont été finalement retenus après les tests réalisés au Selor et une interview.
Les lauréats suivent un programme de développement intensif de deux ans, en plus de leur emploi actuel. Les programmes sont adaptés aux besoins en apprentissage de chaque participant individuellement. Les activités possibles sont des ateliers de travail, des stages et l’accompagnement par des managers expérimentés. Durant le programme, ils bénéficient des conseils de mentors, des managers expérimentés du SPF Finances.
Après deux ans, les participants sont prêts à assumer un job à responsabilité au sein du SPF Finances. Comme tout le monde, bien sûr, ils doivent également participer aux épreuves de sélection en vue de promotions. En 2013, les «Potential Leaders» seront à nouveau organisés.
Dans le cadre des cercles de développement, le SPF Finances a mis sur pied deux nouvelles formations via e-learning.
Une première formation sur les cercles de développement a été réalisée en interne par deux formateurs du Service d’Encadrement Personnel et Organisation, Ivan De Lille et Michel Lambion. Cette formation s’adressait uniquement aux chefs dans le but d’apporter des réponses aux nombreuses questions qu’ils se posent. En 2013, le service développement personnel la proposera à l’ensemble des collaborateurs du SPF Finances avec une formation sur l’application Crescendo, qui permet de remplir et de gérer en ligne les formulaires d'évaluation des cercles de développement.
Une deuxième formation a été proposée par l’IFA (Institut de Formation de l’Administration fédérale) et traite des objectifs SMART (Spécifique, Mesurable, Accepté, Réaliste, Temporellement défini).
Au total, 3.372 collaborateurs du SPF Finances ont suivi en 2012 au moins une de ces deux formations.
«Feedback 360°» est un outil qui permet aux collaborateurs de voir ce que leur environnement de travail pense de leurs compétences et de quelle manière ils peuvent améliorer celles-ci.
Feedback 360° est soutenu par l’application «feedback X°» du SPF Personnel & Organisation. Feedback X° démarre avec un dirigeant qui s’autoévalue autour de cinq domaines: la gestion de l'information, des tâches, des collaborateurs, des relations et de son fonctionnement personnel en répondant à un questionnaire en ligne.
Parallèlement, son entourage (supérieurs hiérarchiques, collègues, collaborateurs, et éventuellement clients) remplit le même questionnaire. Sur base du feedback, un conseiller interne établit un rapport et en discute avec le collaborateur. Cet entretien offre par exemple la possibilité de déterminer des objectifs qui sont proposés pour les cercles de développement. Parce que grâce à Feedback 360°, les compétences qui pourraient être améliorées sont mises en évidence. Le collaborateur peut donc s’adapter grâce au feedback de son environnement de travail et changer son comportement en fonction de ce feedback.
En 2012, le SPF Finances a mis cet instrument à disposition de tous ses dirigeants (de niveau A3 et supérieur) sur base volontaire. Quinze collaborateurs ont déjà décidé d’en faire usage.
Environ 200 personnes s’y sont déjà inscrites pour 2013.
2012 a marqué l’arrêt brutal de l’inscription aux formations certifiées. Après le conclave budgétaire de novembre 2012, sur proposition du secrétaire d'Etat à la Fonction publique Hendrik Bogaert, le Conseil des ministres a approuvé un projet d'AR qui supprime les formations certifiées. Cette décision constitue la première phase d’une importante réforme de la carrière fédérale.
Un nouveau système de carrière est en cours d’élaboration. Il sera davantage lié aux cercles de développement et donc à l’implication du collaborateur dans son travail quotidien. L’entrée en vigueur de la nouvelle carrière est annoncée pour le 1er janvier 2014.
En août 2012, le SPF Finances a pour la première fois proposé à ses collaborateurs un service de garderie pour enfants pendant les vacances. Les collaborateurs pouvaient inscrire leurs enfants à participer aux Kids' Days pour une durée de dix jours maximum.
Les Kid’s Days ont été organisés à l'athénée de Crommelynck à Woluwe-Saint-Pierre en collaboration avec l’asbl «Vacances vivantes», un partenaire externe spécialisé. Les enfants de trois à douze ans ont été répartis dans différents groupes en fonction de leur âge et rôle linguistique afin de faciliter la communication. Les collaborateurs ont payé dix euros par jour par enfant, le reste du montant a été pris en charge par le SPF.
Cette première édition a été un réel succès. Malgré la période d’inscription courte, pas moins de 69 enfants étaient inscrits pour un total de 296 jours de plaisir, soit un peu plus de quatre jours en moyenne par enfant. Vu le succès de ce projet-pilote, le SPF a décidé d’organiser à nouveau les Kids’ Days en 2013.
En 2011, une enquête était réalisée pour savoir comment les collaborateurs des Finances se rendent chaque jour au travail. D’après les résultats, 30% des collaborateurs utilisent la voiture, dont 0,7% en covoiturage. A l’échelle nationale, le covoiturage est pratiqué par 4% des salariés. Le même sondage révèle qu’un tiers des bâtiments du SPF dispose d’un nombre insuffisant de places de stationnement.
Aussi le SPF a décidé de s’affilier à Carpoolplaza, la première banque de données de covoiturage en Belgique. Avec plus de 10.000 candidats covoitureurs, il n’est jamais difficile de trouver un compagnon de route.
L’inscription est très simple. Celui qui souhaite covoiturer spécifie son trajet et les jours où il effectue ce parcours. Un simple clic et le système affiche les meilleurs partenaires.
Il ne s’agit naturellement pas de convertir au covoiturage ceux qui empruntent déjà les transports publics pour aller travailler. La participation s’adresse surtout aux collaborateurs qui font quotidiennement la navette seuls au volant de leur voiture. Cela dit, l’inscription peut aussi être intéressante pour les usagers des transports en commun: grâce au «tableau d’affichage», en cas de grève des transports publics, ils pourront trouver un compagnon de route de dernière minute.
A travers des mises en situations réelles, des débats et des activités plus ludiques, le SPF Finances a visé lors de sa neuvième «Journée Développement Durable» la sensibilisation de tous à une mobilité plus respectueuse de la planète et de ses habitants. Cela s’est déroulé du 20 septembre au 4 octobre 2012.
En plus des moyens de locomotion verts habituels, des alternatives à l’usage classique de la voiture ont été évoquées en long et en large via l’ensemble des activités organisées partout en Belgique: les cours de conduite écologique, l’autopartage (achat d’un véhicule en copropriété), la voiture partagée en sont des exemples. Ainsi que le covoiturage, une piste concrétisée au SPF Finances.
Egalement au programme de cette dernière édition: entre autres une conférence de presse, la découverte des coins verts et des sites architecturaux de Bruxelles sur deux roues, la pratique de la trottinette, une expérience renversante dans la «voiture tonneau», des cours de vélo dans la circulation. Au final, ce ne sont pas moins de 200 collaborateurs qui ont exploré leur région avec un autre mode de transport. En espérant que ces pratiques d’un jour aient suscité des idées à plus long terme.
Etes-vous prêt(e) à payer un peu plus cher pour un repas plus «durable» au mess? A la question posée fin 2012 dans le Fininfo, le magazine interne du SPF Finances, 2.564 collaborateurs ont partagé leurs impressions. La tendance parmi les participants du sondage était claire: 59% ont répondu oui. Fedorest (la structure de gestion des restaurants au niveau fédéral) au courant de ces résultats, a commencé à étudier la possibilité de créer un menu 100% «durable». En attendant, deux décisions ont déjà été prises.
La Charte «Déclaration d’engagement vers un restaurant durable» instaurée en 2011 par le SPP Développement Durable, a été étendue à sept restaurants Fedorest supplémentaires du SPF Finances (deux à Bruxelles, deux en Wallonie et trois en Flandre).
Parallèlement à la charte, le programme de coaching a lui aussi été reconduit pour ces mêmes restaurants. Des spécialistes de l’asbl Vredeseilanden encadrent les cuisiniers et leur personnel durant une année afin de les aider à proposer des repas répondant mieux aux critères de l’alimentation durable et du Plan National Nutrition et Santé. Concrètement, à travers des ateliers de cuisine, des séances de formation et de dégustation, les participants sont sensibilisés entre autres à la découverte de nouveaux produits, à la cuisine végétarienne, aux légumes de saison et au calcul de l’impact environnemental et sanitaire.
Des centaines de vêtements et de chaussures pour enfants ont été généreusement récoltés par des collaborateurs du SPF Finances. Répartis dans près de 40 cartons, ils ont été distribués à «l’Association Luxembourg Enfance maltraitée» (ALEM) et «Moeders voor Moeders».
Le Service pour le Développement Durable est, pour la première fois, lui-même parti à la recherche de collaborateurs du SPF impliqués dans des actions sociales. Via le bouche à oreille, il a appris que Philippe Collet, Directeur intérimaire de l’Enregistrement, et Bernard Laurant, Inspecteur principal TVA, s’impliquent tout deux bénévolement depuis des années à l’ALEM.
Il a alors été décidé de leur donner un coup de main. Pour respecter l’équité, il s’agissait aussi de trouver une association dévouée à la protection de l’enfance en Flandre: «Moeders voor Moeders».
Les occupants de la Tour des Finances (y compris entre autres l’AFSCA, le SPP Développement Durable) se sont joints aux collaborateurs du SPF Finances des bureaux d’Arlon, d’Anvers et du North Galaxy à Bruxelles. Ensemble, ils se sont mobilisés et ont retournés leurs armoires pendant une dizaine de jours.
Le samedi 16 juin 2012, le Président du Comité de Direction, Hans D’Hondt, avec le soutien du Service pour le Développement Durable, a invité à une soirée tous les participants de la Journée du Volontariat du 24 mars 2012. 160 bénévoles ont répondu favorablement à cette invitation et ils ne l’ont pas regretté!
Un groupe de musiciens «100% made in Finances» a été créé spécialement pour l’occasion. Une seule répétition, deux jours avant, leur a permis de mettre le feu.
Cette soirée, un peu en dehors du temps et des habitudes du boulot, a également permis à ces volontaires de partager leur expérience respective et d’échanger leurs idées pour des actions futures. Cela allait dans tous les sens: environnement, société, coopération au développement,… A suivre en 2013.